Seri Cloud Computing (6): Menggunakan Google Docs Dan Membuat Link Share-nya Melalui Handphone Android

 

Sumber : edutechers

Pembahasan seri ke-6 cloud computing ini masih fokus pada fitur-fitur Google Workspace. Khususnya google docs. Beberapa kelebihan google docs di antaranya adalah:

Pertama, google docs terintegrasi dengan google drive. Sehingga file-file docs yang dibuat secara otomatis tersimpan di google drive, maka tidak mengurangi ruang penyimpanan internal handphone atau komputer Anda.

Kedua, google docs memiliki banyak fitur koneksi link yang memungkinkan sebuah dokumen/laporan dilengkapi berbagai link video Youtube, data di bermacam website, file di google drive dan lain-lain.

Ketiga, google docs memiliki fitur share/ekspor yang memungkinkan sebuah file dokumen dapat diakses orang lain yang berkepentingan. Fitur ini sangat relevan untuk digunakan para pelajar dan guru untuk mengirim tugas laporan atau materi-materi pembelajaran. 

Dan beberapa kelebihan lain google docs yang dapat dioptimalkan penggunaannya oleh para stakeholder dunia pendidikan.

Baiklah, langsung saja kita bahas bagaimana membuat sebuah dokumen/laporan di google docs dan membuat link share-nya melalui handphone android. Pembahasan langkah demi langkah dalam artikel ini didasarkan asumsi bahwa handphone android yang Anda gunakan sedang terkoneksi dengan internet. Berikut ini langkah-langkahnya : 

1. Silakan buka aplikasi google docs di HP android Anda. Jika belum ada, silakan download di Google Playstore seperti ditunjukkan di gambar 1.

Gambar 1

2. Setelah google docs terinstal di HP android Anda, silakan dibuka aplikasinya seperti ditunjukkan gambar 2.

Gambar 2

3. Setelah aplikasi google docs terbuka, silakan menekan tanda "+" untuk membuat dokumen/laporan baru seperti ditunjukkan gambar 3.

Gambar 3

4. Akan muncul 2 pilihan untuk membuat dokumen/laporan baru : menggunakan template yang tersedia di google docs atau membuat model baru/sendiri, seperti ditunjukkan gambar 4.

Gambar 4

5. Gambar 5 menunjukkan berbagai contoh template bawaan google docs yang dapat Anda gunakan. Namun dalam contoh pembahasan ini akan membuat model baru/sendiri, maka opsi yang dipilih adalah "New document".

Gambar 5

6. Setelah halaman docs terbuka, Anda mulai dapat mengetik/membuat dokumennya. Anda dapat menambahkan gambar, link video youtube, link website maupun link file dari google drive. Gambar yang ditambahkan bisa dari handphone, kamera atau search di website. Untuk mulai menambahkan file gambar atau link website, tekan tanda "+" seperti ditunjukkan gambar 6.

Gambar 6

7. Akan muncul beberapa pilihan. "Link" untuk menambahkan link/url website, youtube atau google drive. "Image" untuk menambahkan gambar (dari handphone, kamera atau website. "Table" untuk menambahkan tabel. Untuk contoh pertama ini akan ditambahkan sebuah gambar, maka yang dipilih adalah "Image" seperti ditunjukkan gambar 7.

Gambar 7

8. Gambar yang akan ditambahkan berasal dari handphone, maka pilihan yang ditekan adalah "From photos" seperti ditunjukkan gambar 8.

Gambar 8

9. Arahkan pemilihan gambar pada folder penyimpanan gambar yang akan akan ditambahkan, kemudian pilih gambar yang dimaksudkan seperti ditunjukkan gambar 9.

Gambar 9

10. Gambar telah ditambahkan. Berikutnya akan ditambahkan link video youtube, maka tekan tanda "+" lagi seperti ditunjukkan gambar 10.

Gambar 10

11. Kali ini link/url video youtube yang akan ditambahkan, maka pilihan "Link" yang ditekan seperti ditunjukkan gambar 11.

Gambar 11

12. Silakan copy alamat url (link) video youtube yang akan ditambahkan ke docs, seperti ditunjukkan gambar 12.

Gambar 12

13.  Setelah link/url video youtube tersebut di-copy, lalu kembali ke bagian menu/insert link kemudian silakan mem-paste link tersebut di kotak "Link" seperti ditunjukkan gambar 13. Di kotak "Text" Anda dapat menuliskan teks untuk menjelaskan link video youtube tersebut.

Gambar 13

14. Link video youtube telah ditambahkan. Bila teks "Video penjelasan singkat software" itu di-klik/ditekan, maka akan menuju ke alamat video youtube yang telah ditambahkan tadi. Kali ini link website akan ditambahkan, maka silakan tekan lagi tanda "+" seperti di gambar 14.

Gambar 14

15. Tekan pilihan "Link" seperti ditunjukkan gambar 15.

Gambar 15

16. Setelah menu "Insert link" terbuka, ada 2 cara mudah untuk menambahkan sebuah link website. Pertama, mengetikkan kata kunci link website yang kita cari dan google docs secara otomatis akan memberikan link-link website yang relevan. Kedua, dengan mencari website-nya sendiri dan kemudian mem-paste link/url-nya di kotak "Link". Dalam contoh pembahasan ini digunakan cara pertama. Maka begitu kata kunci "software" ditulis, google docs memberi beberapa link website yang relevan, di antaranya website Wikipedia. Dalam contoh ini link Wikipedia yang akan ditambahkan, maka silakan di-klik/ditekan link website Wikipedia tersebut seperti ditunjukkan gambar 16.

Gambar 16

17. Link website Wikipedia telah di-paste ke menu insert link. Tekan tanda checklist warna biru di sudut kanan atas untuk mengakhiri menu insert link dan kembali ke dokumen docs.

Gambar 17

18. Sekarang dokumen docs yang dibuat telah memiliki link video youtube dan link website (dalam contoh ini website wikipedia). Anda bisa saja menambahkan video-video youtube dan website-website yang lain atau file-file di google drive sesuai kebutuhan Anda, dengan cara yang sama seperti yang dicontohkan. Setelah laporan/dokumen ini selesai, bagaimana cara membuat link share-nya untuk dikirimkan ke orang lain? Dengan cara menekan tanda titik 3 seperti ditunjukkan gambar 18.

Gambar 18

19. Tekan pilihan "Share & export" seperti ditunjukkan gambar 19.

Gambar 19

20. Tekan "Share" seperti ditunjukkan gambar 20.

Gambar 20

21. Setelah masuk menu pengaturan share, tekan gambar gembok (not shared) seperti ditunjukkan gambar 21.

Gambar 21

22. Tekan "Change" untuk mengubah pengaturan sharing file agar dokumen docs dapat diakses oleh orang yang mendapat link-nya, seperti ditunjukkan gambar 22.

Gambar 22

23. Tekan pilihan "Viewer" agar orang yang mendapatkan link dokumen ini dapat melihat isi dokumen. Ada beberapa opsi lain yaitu commenter dan editor yang fungsi dan penggunaannya memerlukan pembahasan tersendiri. Untuk pembahasan kali ini agar penerima link dapat membaca dokumen, maka pilihan yang ditekan adalah "viewer" seperti ditunjukkan gambar 23.  

Gambar 23

24. Bila pengaturan sharing file telah tertulis "anyone on the internet with this link can view", berarti sudah benar seperti ditunjukkan gambar 24.

Gambar 24

25. Tanda link share sudah muncul untuk file dokumen ini, seperti ditunjukkan gambar 25. Untuk mengakhiri sesi pengaturan sharing file ini, tekan tanda "X" di sudut kiri atas.

Gambar 25

26. Kembali ke menu Share, silakan tekan pilihan "Copy link" untuk mendapatkan link dokumen docs ini, seperti ditunjukkan gambar 26.

Gambar 26

27. Setelah link share sudah didapatkan, maka silakan dikirim/share sesuai keinginan. Bisa ke email, media sosial (telegram, whatsapp, dan lainnya), website/blog, platform LMS dan sebagainya. Untuk contoh kali ini link akan dikirimkan/di-share melalui email, seperti ditunjukkan gambar 27.

Gambar 27

28. Tampilan link file dokumen docs di email penerima ditunjukkan gambar 28.

Gambar 28

29. Dan tampilan isi dokumen docs yang terbaca oleh penerima ditunjukkan gambar 29.

Gambar 29

Demikianlah pembahasan cara menggunakan google docs dan membuat link share-nya melalui handphone android. Semoga bermanfaat.

Selamat mencoba.

* Kep. Riau, 28 Maret 2021

Penulis adalah guru SMPN 8 Bintan.

Penggemar puisi dan nasi goreng.